A propos de nous

Lorsque vous recevez des services de CFS, nous nous engageons à

• Vous offrir un service de qualité
• Vous servir sans discrimination
• Vous traiter de manière équitable, honnête et respectueuse
• Vous écouter
• Vous fournir des informations et un soutien pour vous aider à prendre des décisions
• Garder vos informations privées et confidentielles, sauf dans des circonstances spécifiques décrites dans la déclaration de confidentialité de la CFSSC.
• Appliquer les règles et les attentes du programme de manière cohérente
• Fournir des services dans des bureaux sûrs, propres et accessibles
• Discuter avec vous de l’évolution de votre service
• Répondre à vos préoccupations ou à vos plaintes

En tant que prestataire de services, nous vous demandons

• Traiter le personnel et les autres personnes présentes au CFS avec courtoisie et respect, y compris en préservant la vie privée des autres clients.
• L’activité participe à tous les aspects de votre service
• Informez le personnel de tout besoin nécessitant une prise de conscience ou un aménagement lors de la prestation de services.
• Si vous ne pouvez pas vous rendre à un rendez-vous, prévenez le CSA 24 heures à l’avance.
• Payer les frais convenus pour les programmes qui font payer le service.

Vous devez savoir que CFS ne tolère pas les comportements ou actions discriminatoires, menaçants, harcelants ou agressifs. Si de tels comportements ou actions se produisent, ils peuvent constituer un motif pour que CFS mette fin à sa relation avec vous.

Comment faire part de vos compliments ou déposer une plainte :

Si vous souhaitez nous faire part d’un compliment ou d’une plainte concernant votre service, veuillez vous adresser au membre du personnel avec lequel vous travaillez. Si vous ne vous sentez pas à l’aise, vous pouvez vous adresser au superviseur de l’employé. Veuillez appeler notre bureau de Barrie au 705-726-2503 et parler à la réception pour être dirigé vers le superviseur.

 

TELECHARGER LA POLITIQUE ICI (Version PDF)

Le CSA s’engage à veiller à ce que les clients reçoivent des services de qualité au sein de l’Agence. Par conséquent, si un client n’est pas satisfait du service demandé ou reçu, nous aimerions le savoir. L’Agence répondra aux préoccupations et aux plaintes des clients et contribuera à les résoudre.

La procédure suivante est à la disposition d’un client qui a une préoccupation ou une plainte concernant le service qu’il a reçu à l’Agence.

Tous les efforts raisonnables seront déployés pour trouver une solution mutuellement acceptable à votre préoccupation ou à votre plainte.

Sachez que vous pouvez vous faire accompagner par une personne de confiance à tout moment lorsque vous rencontrez le personnel de l’Agence..

COMMENT DÉPOSER UNE PLAINTE

Étape 1 : Processus de résolution informelle

Tout d’abord, discutez de votre préoccupation/plainte avec votre clinicien. Cela vous permettra, à vous et à votre clinicien, de voir si vous pouvez trouver ensemble une solution au problème.

Si vous ne vous sentez pas à l’aise pour discuter de votre problème/plainte avec votre conseiller ou si vous n’êtes pas satisfait du résultat de cette discussion, vous pouvez demander à parler au superviseur du clinicien. Vous pouvez vous attendre à parler au superviseur dans les 5 jours ouvrables suivant votre demande.

La plupart des problèmes peuvent être résolus à ce niveau.

 

Étape 2 : Procédure de résolution formelle

Première étape: Le client rencontre le responsable clinique

Si la procédure de résolution informelle n’a pas permis de résoudre votre problème/plainte, il vous sera demandé de soumettre votre problème/plainte par écrit au responsable clinique.

Après réception de votre préoccupation/plainte écrite, le responsable clinique vous appellera dans les cinq jours ouvrables pour fixer un rendez-vous et répondre à vos questions. Une réunion sera organisée dans les 10 jours ouvrables et le responsable clinique examinera attentivement et approfondira avec vous votre préoccupation/plainte.

Dans les cinq jours suivant votre entretien avec le responsable clinique, le membre du personnel sera informé de la nature de votre préoccupation/plainte et sera invité à y répondre.

Le responsable clinique examinera votre préoccupation/plainte et la réponse du personnel. Dans les dix jours ouvrables suivant votre entretien, il préparera une réponse écrite. Vous serez invité(e) à vous rendre à une réunion pour entendre la réponse de l’Agence et vous recevrez une copie écrite de la réponse.

Deuxième étape: Le client rencontre le directeur exécutif

Si vous estimez que le problème n’a toujours pas été résolu, vous pouvez demander à rencontrer le directeur exécutif. Le directeur exécutif vous rencontrera dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de votre demande.

Dans les dix jours ouvrables suivant cette réunion, le directeur exécutif vous enverra, avec votre autorisation, une lettre résumant les résultats de la réunion et la décision du directeur exécutif concernant votre préoccupation/plainte. Si nécessaire, ces informations vous seront communiquées oralement.

 

 

PREAMBULE : Importance de la protection de la vie privée

Chez CFS, notre relation avec nos clients est basée sur la confiance. Nous nous engageons à respecter la confidentialité qui protège la vie privée des PHI et PI. La présente politique de confidentialité décrit la manière dont nous gérons les informations de santé personnelles (« PHI ») et les informations personnelles (« PI ») et la manière dont nous protégeons la vie privée de nos clients.

La politique de confidentialité de CFS est une déclaration formelle des principes et des lignes directrices que nous avons adoptés pour la protection des PHI et PI que nous pouvons collecter pour ou au nom de nos clients. Notre objectif en élaborant cette politique de confidentialité est de promouvoir des pratiques responsables dans la gestion des PHI et PI conformément aux dispositions de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, (« PIPEDA ou la Loi ») qui sont entrées en vigueur le 1er janvier 2004.

Pourquoi le CSA a-t-il besoin de PHI et PI ?

Le CFS fournit des services de conseil, des programmes d’éducation à la vie familiale et participe à des activités de développement communautaire avec un large éventail de clients. Nous avons besoin de renseignements personnels pour créer et tenir à jour des listes de clients et pour recueillir des données démographiques afin d’éclairer notre processus de planification stratégique. Nous recueillons des renseignements personnels afin d’élaborer les plans de traitement des clients.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Quelles sont les RPS et les IP que nous collectons ?

(a) Le CSA ne recueille que les informations nécessaires pour fournir des services aux clients.

(b) Les RPS/PI sont des informations qui permettent d’identifier une personne ou qui permettent à quelqu’un de déduire son identité. Aux fins de la présente politique de protection de la vie privée, les notes informelles conservées par le personnel de l’agence, y compris les bénévoles, sont considérées comme des RPS ou des IP.

(c) Les RPS/PI que nous pouvons collecter comprennent, sans s’y limiter nécessairement, les éléments suivants, dans le cadre d’un service :

(i) le nom, l’adresse du domicile et les numéros de téléphone fixe et/ou portable ; l’adresse électronique

(ii) Questions/problèmes, observations cliniques, plans de traitement, recommandations

(iii) Médecins, avocats et travailleurs sociaux ;

(iv) Les informations contenues dans les documents suivants :

(v) Formulaire d’admission

(vi) Formulaires du programme d’aide aux employés

(vii) Profils et résumés de clôture

(viii) Informations bancaires.

(ix) Informations relatives à la carte de crédit

2.0 Comment recueillons-nous les RPS/PI ?

2.1 Nous ne recueillons des informations que par des moyens légaux et équitables et non de manière déraisonnablement intrusive. Dans la mesure du possible, nous recueillons les RPS/DP directement auprès du client au début des services. Nous pouvons obtenir des informations supplémentaires auprès d’autres prestataires de services avec le consentement du client.

2.2 Il arrive que des informations sur les clients nous soient fournies par d’autres sources, par exemple :

(i) les médecins ;

(ii) Agence gouvernementale ou registre ;

(iii) Hôpital ou autre organisme de traitement ;

(iv) des professionnels de la santé mentale ou d’autres organismes de services sociaux ;

(v) Famille ou autres soutiens naturels ;

(vi) Programmes d’aide aux employés ;

(vii) Compagnie d’assurance.

Toutes ces informations seront considérées comme faisant partie du dossier du client et seront soumises à la présente politique de confidentialité.

3.0 Échanges d’informations

Toute demande d’échange d’informations entre l’Agence et un tiers extérieur nécessite la signature d’un formulaire de divulgation d’informations par le client ou son tuteur légal, ainsi que la présence d’un témoin. Dans les cas où le dossier concerne un couple ou une famille, le consentement écrit de toutes les parties est nécessaire. Si ces consentements ne sont pas fournis, les informations relatives aux autres personnes impliquées dans le conseil sont omises et seules les informations relatives au(x) client(s) ayant signé un formulaire d’autorisation de divulgation d’informations sont partagées. Un avis doit être joint à toutes les informations écrites émanant de l’Agence, indiquant que les informations fournies ne doivent être communiquées à personne d’autre que la personne nommée sur le formulaire de décharge.

4.0 Demandes d’accès à l’information et/ou de corrections Les personnes qui ont des questions ou qui souhaitent accéder à des PHI/PI doivent adresser leur demande par écrit à notre responsable de la protection de la vie privée/dépositaire de l’information sur la santé :

Michelle Bergin Directrice exécutive

CFS Counselling + Wellbeing

20 rue Anne Sud

Barrie, Ontario

LN 2C6

Téléphone : 705-726-2503

mbergin@CFSSC.ca

5.0 Consentement

Le consentement obtenu du client couvrira la durée des soins et des services reçus par le client au CSA.

5.1 Tous les clients reçoivent la brochure de bienvenue de l’Agence, qui contient des déclarations sur les droits des clients, y compris la politique de confidentialité de l’Agence et ses limites. En outre, le conseiller fournit une interprétation verbale et un soutien à tous les clients, en particulier à ceux qui ont des difficultés avec la langue anglaise et/ou avec leur niveau d’alphabétisation et/ou en raison d’une déficience visuelle. Un formulaire « Conditions de service » est remis au client, qui doit le signer pour indiquer qu’il a reçu, lu et/ou expliqué et compris la brochure de bienvenue.

5.2 Un client peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, en le notifiant à son conseiller ou à notre responsable de la protection de la vie privée. Toute restriction pouvant résulter du retrait du consentement sera discutée avec le demandeur à compter de la date du retrait du consentement (c’est-à-dire qu’il n’y a pas de rétroactivité).

5.3 Tout jeune âgé de 12 ans ou plus peut demander des conseils sans le consentement de ses parents. Si une personne est un enfant de moins de 16 ans capable de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de RPS/DP, sa décision de donner, de retirer ou de refuser son consentement prévaut sur celle d’un autre décideur de substitution (par exemple, un parent ou un tuteur), sauf décision contraire d’un tribunal.

5.4 Le terme « parent » n’inclut pas le parent qui n’a qu’un droit de visite sur l’enfant.

6.0 Utilisation des informations PHI/PI

6.1 Le CSA utilise les PHI/PI pour fournir des services et pour inclure le client dans tout envoi direct d’informations relatives au développement communautaire susceptibles de l’intéresser. Ils sont également utilisés pour des activités de marketing telles que la notification de réunions, de cours, de séminaires, de conférences et d’informations relatives au SCF à venir. Si une personne indique qu’elle ne souhaite plus recevoir d’informations sur les services, les séminaires ou les nouvelles activités de développement communautaire, aucun autre document ne lui sera envoyé. Les PHI/PI peuvent également être utilisés à des fins de supervision, d’initiatives d’amélioration de la qualité et d’accréditation.

6.2 CFS ne divulgue pas les PHI/PI à des tiers sans leur consentement, sauf dans les cas prévus à la clause 7 ci-dessous.

7.0 Divulgation des PHI/PI

7.1 Dans certaines circonstances, le CSA divulguera des PHI/PI :

(a) lorsque la loi l’exige ou l’autorise, par exemple si un tribunal émet une citation à comparaître ;

(b) lorsque le client a consenti à la divulgation ;

(c) Si nous engageons un tiers pour nous fournir des services administratifs (tels que le stockage de fichiers d’archives), notre politique de confidentialité s’appliquera à ce tiers ;

(d) si nous engageons des agents ou des consultants pour nous aider à mener à bien des recherches sur le SFC ou les services de santé mentale ;

(e) Si l’information est déjà accessible au public.

(f) Si un agent du CSA estime raisonnablement que la non-divulgation de l’information peut entraîner des dommages corporels importants pour le client ou une autre personne.

(g) Si les informations que nous recueillons suggèrent qu’un enfant est ou risque d’être maltraité, un agent de CFS est légalement tenu de communiquer ces informations à la Société d’aide à l’enfance, conformément à la loi sur les services à l’enfance et à la famille (Child and Family Services Act).

7.2 Dans ces cas, nous ne divulguerons les RPS/PI que dans la mesure où les circonstances l’exigent.

7.3Avis de vol, de perte ou d’utilisation ou de divulgation non autorisée d’informations

(a) En cas de vol, de perte ou d’accès non autorisé à des PHI/PI, le CSA en informe immédiatement le directeur exécutif.

(b) Le membre du personnel directement impliqué remplit un rapport d’incident concernant l’événement et l’envoie à son supérieur direct et au directeur général. Le directeur exécutif informe le conseil d’administration et la compagnie d’assurance.

c) Le directeur général et son supérieur hiérarchique direct utilisent les lignes directrices du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario pour le secteur de la santé, intitulées « What to do when faced with a privacy breach » (Que faire en cas d’atteinte à la vie privée), disponibles sur le site web www.ipc.on.ca/images/Resources/up-hprivbreach.pdf.

(d) Le(s) client(s) dont les informations ont été volées, perdues ou consultées sans autorisation sera(ont) notifié(s) par le superviseur du programme.

8.0 Exactitude des informations Étant donné que l’agence utilise les renseignements personnels pour fournir ses services, il est important que les informations soient exactes et à jour. Pendant que les clients sont impliqués dans les services de l’agence, si les renseignements personnels changent, CFS demande aux individus de nous en informer afin que nous puissions effectuer les changements nécessaires.

9.0 Accès aux PHI/PI

9.1 Un client peut demander l’accès à tout RPS/PI enregistré chez CFS en écrivant à notre responsable de la protection de la vie privée. En règle générale, CFS demandera au client ou à l’individu d’examiner ses PHI contenus dans un dossier dans nos bureaux en présence de notre responsable de la protection de la vie privée ou de son délégué. Dans le cas de dossiers concernant des couples ou des familles, un individu n’a accès qu’à la partie du dossier qui lui est propre ou qui concerne le couple ou la famille dans son ensemble. Toute partie du dossier concernant spécifiquement l’autre personne ne sera pas divulguée sans son consentement écrit exprès.

9.2 Une personne peut demander une copie de tout RPS/PI enregistré au CSA la concernant. Le responsable de la protection de la vie privée dispose de 30 jours pour répondre à la demande et peut, dans des circonstances atténuantes, demander une prolongation. Dans ce cas, le responsable de la protection de la vie privée informe l’intéressé de la raison pour laquelle une prolongation a été demandée.

9.3 Des informations sommaires sont disponibles sur demande. Les demandes plus détaillées nécessitant des frais d’archivage ou d’autres frais de recherche peuvent faire l’objet d’une redevance raisonnable.

9.4 CFS se réserve le droit de confirmer l’identité de la personne qui demande l’accès aux PHI/PI avant d’accéder à toute demande d’accès. Les clients doivent soumettre leurs demandes d’accès par écrit ou par courrier électronique à notre responsable de la protection de la vie privée.

10.0 Correction des erreurs

10.1 Si le CSA détient des informations sur un client et qu’il peut établir qu’elles ne sont pas exactes, complètes et à jour, le CSA prendra des mesures raisonnables pour les corriger. Dans le cas de PHI, le responsable de la protection de la vie privée répondra par écrit dès que possible et au plus tard 30 jours après la soumission écrite des informations correctes, en indiquant les mesures prises pour corriger les informations et pour partager la correction avec d’autres parties, avec le consentement de l’individu, qui pourraient avoir reçu les informations erronées précédentes.

10.2 Un responsable de la protection de la vie privée n’est pas tenu de corriger un dossier contenant des informations personnelles sur la santé s’il s’agit d’un dossier qui n’a pas été créé à l’origine par le responsable, ou s’il s’agit d’une opinion ou d’une observation professionnelle qu’un dépositaire a faite de bonne foi au sujet de l’individu.

11.0 Accès refusé aux PHI/PI

11.1 Les clients de CFS auront accès aux PHI/PI que nous stockons. Toutefois, il peut arriver que nous refusions l’accès à vos PHI/PI, par exemple, la PHIIPA et la PIPEDA autorisent toutes deux le refus d’accès pour les raisons suivantes :

(i) Les droits d’accès aux RPS/PI ne sont pas absolus, par exemple si la sécurité est menacée.

(ii) la loi a exigé ou autorisé le refus d’accès ;

(iii) lorsque l’octroi de l’accès aurait un impact déraisonnable sur la vie privée d’autrui ;

(iv) lorsque la demande est frivole ou vexatoire.

11.2 Si nous refusons une demande d’accès à des informations ou une demande de correction d’informations, le responsable de la protection de la vie privée en expliquera les raisons par écrit.

12.0 Demandes d’anonymat Lorsque cela est légal et possible, le CSA peut offrir la possibilité de répondre à des demandes générales sans fournir le nom d’une personne (par exemple, en utilisant des informations générales sur notre site web).

13.0 Bureaux de crédit À l’occasion, CFS peut demander des informations sur un client à partir des dossiers des agences de consommateurs ou déposer des plaintes auprès de ces agences, par exemple lorsqu’un client n’a pas payé une dette due à CFS.

14.0 Communication par courrier électronique ou télécopie Les personnes doivent savoir que le courrier électronique et la télécopie ne sont pas des supports sûrs à 100 % et doivent en être conscientes lorsqu’elles contactent le CSA pour envoyer des informations personnelles ou confidentielles ou lorsqu’elles demandent au CSA de leur répondre par courrier électronique ou par télécopie.

15.0 Modifications de la présente politique de confidentialité CFS révisera régulièrement l’ensemble de ses politiques et procédures et pourra modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. Toute modification sera publiée sur notre site web.

16.0 Plaintes

16.1 Toute personne souhaitant déposer une plainte officielle concernant nos pratiques en matière de protection de la vie privée doit le faire par écrit auprès de notre responsable de la protection de la vie privée. Celui-ci accusera réception de la plainte, veillera à ce qu’elle soit examinée rapidement et à ce que l’auteur de la plainte reçoive une décision formelle et motivée par écrit.

16.2 Pour des questions plus générales ou si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez contacter le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée du Canada : 112 Kent Street Ottawa Ontario, K1A 1H3 1-800-282-1376 www.privcom.gc.ca

16.3 Pour des questions plus générales ou si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, en ce qui concerne les PHI, une personne peut contacter l’autorité suivante

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

2 Bloor Street East, Suite 1400

Toronto, ON M4W 1A8

Téléphone : 416.326.3333 ou 1.800.387.0073 416.326.3333 ou 1.800.387.0073

Fax : 416.325.9195

TTY : 416.325.7539

Site web : www.ipc.on.ca

16.4 Nous pouvons demander un avis externe, le cas échéant, avant de fournir une réponse définitive à une plainte individuelle.

17.0 Demandes d’information sur l’emploi Lorsqu’une personne postule à un emploi au sein du CSA, les informations personnelles seront prises en compte dans le cadre du processus d’embauche. Les informations personnelles des candidats sont normalement conservées après la prise de décision, sauf si le candidat demande à ne pas les conserver. Si CFS fait une offre d’emploi, qui est acceptée, les IP seront conservées conformément à nos procédures de confidentialité pour les dossiers des employés.

18.0 Site Internet

18.1 Notre site web peut contenir des liens vers d’autres sites, qui ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité.

18.2 Sur notre site web, comme sur de nombreux sites web commerciaux, nous pouvons surveiller les schémas de trafic, l’utilisation du site et les informations connexes afin d’optimiser notre service web. Nous pouvons fournir des informations agrégées à des tiers, mais ces statistiques ne comprennent pas d’IP identifiable.

19.0 Avis public sur la politique de confidentialité Une copie de cette politique sera mise à la disposition du public sur le site web de CFS Counselling + Wellbeing. En outre, toutes les personnes qui cherchent à obtenir des conseils peuvent accéder à une copie de cette politique à tout moment.

 

TÉLÉCHARGEZ LE PDF DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

• L’agence s’engage à respecter les normes éthiques les plus élevées. Pour ce faire, elle mène ses activités avec un maximum d’intégrité et se conforme pleinement à l’ensemble des lois, règles et réglementations applicables. Conformément à cet engagement, l’agence offre aux employés, aux étudiants, aux bénévoles, aux contractants de l’agence et aux autres parties prenantes la possibilité de faire part de leurs préoccupations concernant les sujets couverts par la présente politique et d’être assurés qu’en déposant des plaintes, ils seront protégés contre les représailles pour avoir fait part de leurs préoccupations en toute bonne foi.

  Cette politique couvre les cas où un employé, un étudiant, un bénévole, un contractant d’une agence ou une autre partie prenante (« les individus ») dispose de preuves d’une activité illégale ou d’un acte répréhensible commis par un individu et qui, à sa connaissance, constitue

  • Fraude ou fausse déclaration en matière de comptabilité, d’audit ou d’information financière – exemples : falsification ou destruction de documents commerciaux ou financiers ; suppression d’informations financières ; non-respect de la politique ou des contrôles internes en matière d’information financière ;
  • Soupçon d’activité frauduleuse – exemples : vol, détournement de fonds et paiements illégaux ou irréguliers ;
  • Les violations des lois fédérales ou provinciales qui pourraient entraîner des amendes ou des dommages civils à la charge de l’agence, ou qui pourraient nuire de manière significative à la réputation ou à l’image publique de l’agence ;
  • Conduite commerciale contraire à l’éthique et aux politiques de l’entreprise – exemples : pratiques de corruption, y compris l’octroi ou la réception de pots-de-vin ou d’autres avantages indus ; problèmes de conflits d’intérêts ;
  • Abus de pouvoir ou d’autorité à des fins non autorisées ou inavouées.
  • Représailles à l’encontre d’une personne qui signale un problème – exemples : conduite ou actions impliquant le licenciement, la rétrogradation, la suspension, le harcèlement ou la discrimination à l’encontre d’une personne qui signale un problème de bonne foi, conformément à la présente politique et à la présente procédure.

  Champ d’application

  Cette politique et ces procédures s’appliquent à tous les employés, gestionnaires, superviseurs, directeurs, cadres, étudiants, bénévoles, contractants de l’agence, clients et visiteurs.

  Responsabilité

  Membres du conseil d’administration et cadres supérieurs

  • Veiller à ce que la politique et les procédures de dénonciation soient établies et révisées chaque année ou selon les besoins ;
  • Veiller à ce que les cadres et les employés connaissent et respectent la présente politique et les procédures ;
  • Favoriser une culture du lieu de travail qui respecte les normes éthiques les plus élevées, grâce à un leadership approprié ;
  • Gérer l’enquête et la résolution des problèmes soulevés dans le cadre de la présente politique.

  Responsables / superviseurs

  • Communiquer la politique et les procédures ;
  • Prendre toutes les mesures appropriées pour prévenir et faire cesser les activités illégales ou les actes répréhensibles dans leurs domaines de responsabilité ;
  • Informer le directeur exécutif de toute plainte relative à une activité illégale ou à un acte répréhensible ;
  • Enquêter sur les plaintes reçues dans le cadre de la politique de dénonciation en consultation avec le directeur exécutif.

  Salariés

  • Comprendre la politique et les procédures ;
  • Signaler immédiatement tout incident lié à une activité illégale ou à un acte répréhensible à son supérieur hiérarchique, à son superviseur, au directeur exécutif ou à un membre du conseil d’administration ;
  • Garder strictement confidentielles les informations relatives à toute procédure engagée dans le cadre de la présente politique ;
  • S’abstenir de discuter des détails de la plainte ou de leur implication, sauf dans la mesure où cela est nécessaire aux fins de l’enquête et de la résolution du problème.

  Définitions

  Siffleur

  Un dénonciateur est une personne qui, de bonne foi, signale une activité illégale ou des actes répréhensibles à l’autorité compétente, dans le but de faire cesser cette activité.

  Représailles

  Les représailles sont le harcèlement, l’intimidation, le licenciement, la suspension, la rétrogradation, les mesures disciplinaires ou la menace de licenciement, de suspension, de rétrogradation ou de mesures disciplinaires à l’encontre d’une personne en conséquence directe de la divulgation par cette personne, en toute bonne foi, d’une activité illégale ou d’un acte répréhensible présumé.

  Plaignant

  Toute personne qui dépose une plainte pour activité illégale ou acte répréhensible.

  Défalcation Une somme d’argent détournée par une personne à qui l’on en a confié la charge ; également, l’acte de détournement ou un cas de détournement.

  Bonne foi

  La bonne foi est évidente lorsque la plainte est déposée sans intention malveillante ou considération d’un avantage personnel et que l’individu ou les individus ont une base raisonnable pour croire que la plainte est vraie ; à condition, toutefois, qu’il ne soit pas nécessaire de prouver la véracité d’une plainte pour qu’elle soit déposée de bonne foi. La bonne foi fait défaut lorsque l’on sait que la divulgation est malveillante ou fausse.

  Actes répréhensibles

  Il s’agit de tout comportement illégal ou illicite, ce qui peut inclure

  • Un acte illégal, qu’il soit civil ou pénal ;
  • Violation ou non-respect de toute politique publiée par l’agence ;
  • enfreindre sciemment les lois ou réglementations fédérales obligatoires ;
  • Activité frauduleuse ;
  • Comportement non professionnel ;
  • Pratiques comptables ou d’audit douteuses ;
  • Abus de pouvoir ou d’autorité à des fins non autorisées ou inavouées.

  Procédures de signalement et d’enquête

  En tant qu’employé de l’agence, vous devez signaler rapidement tout acte répréhensible grave à votre supérieur hiérarchique sans crainte de représailles. Si, pour une raison quelconque, vous ne vous sentez pas à l’aise pour soulever la question auprès de votre supérieur hiérarchique, soumettez un rapport par téléphone, par courrier électronique, par courrier postal ou en personne aux personnes suivantes, dont la liste figure ci-dessous.

  • Directeur exécutif, ou
  • un membre du conseil d’administration (voir la liste des membres du conseil d’administration sur le disque partagé « CFS/Board »)

  Tout courrier contenant une plainte doit porter la mention « Privé et confidentiel »

  Mesures à prendre à la réception d’une plainte

  Si la personne à qui le rapport est adressé est un superviseur ou un directeur :

  Mesures à prendre :

  1. Signaler au plaignant qu’il a pris connaissance de la plainte (
     ) et que des mesures appropriées seront prises (
     ).
  2. Enquêter sur la plainte signalée
  3. Documenter la constatation et toute mesure prise
  4. Soumettre une copie du rapport relatif aux résultats de l’enquête au directeur exécutif.
  5. Dans la mesure jugée appropriée, informer le plaignant de la résolution de l’enquête
  6. Si la plainte dépasse les compétences du directeur ou du superviseur, elle est transmise au directeur exécutif pour enquête.

  Si la personne à qui le rapport est adressé est directeur exécutif / membre du conseil d’administration :

  Mesures à prendre :

  1. Enquêter sur la plainte signalée ou désigner un enquêteur
  2. Documenter les résultats et les mesures prises
  3. Dans la mesure jugée appropriée, informer le plaignant de la résolution de l’enquête

  Confidentialité et anonymat

  L’agence respectera la confidentialité de toute plainte reçue lorsque le plaignant la demande. Toutefois, il faut savoir qu’il sera plus facile de suivre et de vérifier les plaintes si le plaignant est prêt à donner son nom. En outre, la confidentialité ne peut être maintenue si elle est incompatible avec une enquête équitable ou s’il existe une raison impérieuse d’identifier ou de divulguer l’identité de la personne qui a déposé la plainte, ou si la divulgation de l’identité du plaignant est exigée par la loi.

  Protection contre les représailles

  Toute personne ayant des motifs raisonnables de croire que des représailles ont été exercées à son encontre peut déposer une plainte auprès du directeur exécutif.

  Documentation

  Les documents sont tenus confidentiels par toutes les parties et tous les participants dans le cadre de la présente politique. Tous les documents pertinents, y compris les rapports, les discussions et les informations à l’appui, restent sous le contrôle et la garde du directeur exécutif, sauf autorisation contraire en vertu d’un rapport de décision émis conformément à la présente politique.

  Conséquences et mesures correctives

  Les plaintes qui ne sont pas déposées de bonne foi seront considérées comme une infraction grave et pourront faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la résiliation ou la décharge des services.

  L’agence n’autorisera aucune personne à harceler, à exercer des représailles ou à faire preuve de discrimination à l’encontre d’un collègue qui, de bonne foi, signale une activité illégale ou d’autres actes répréhensibles. Les représailles, sous quelque forme que ce soit, ne seront pas tolérées et devront être signalées. Des mesures disciplinaires seront prises à l’encontre de la personne concernée.

  Toute violation de cette politique peut donner lieu à des mesures disciplinaires pouvant inclure, le cas échéant, un licenciement, une décharge de service ou une action en justice.

   

  Formulaire de plainte pour dénonciation

  Ce formulaire doit être utilisé pour déposer une plainte concernant une activité illégale ou un acte répréhensible tel qu’identifié dans la politique de dénonciation de l’agence.

  Les preuves d’une activité illégale ou d’un acte répréhensible sont les suivantes :

  • Fraude ou fausse déclaration en matière de comptabilité, d’audit ou d’information financière – exemples : falsification ou destruction de documents commerciaux ou financiers ; suppression d’informations financières ; non-respect de la politique ou des contrôles internes en matière d’information financière ;
  • Soupçon d’activité frauduleuse – par exemple, vol, détournement de fonds et paiements illégaux ou irréguliers ;
  • Les violations des lois fédérales ou provinciales qui pourraient entraîner des amendes ou des dommages civils à la charge de l’agence, ou qui pourraient nuire de manière significative à la réputation ou à l’image publique de l’agence ;
  • Conduite commerciale contraire à l’éthique et aux politiques de l’entreprise – exemples : pratiques de corruption, y compris l’octroi ou la réception de pots-de-vin ou d’autres avantages indus ; problèmes de conflit d’intérêts ;
  • Abus de pouvoir ou d’autorité à des fins non autorisées ou inavouées.
  • Représailles à l’encontre d’une personne qui signale un problème – exemples : conduite ou actions impliquant le licenciement, la rétrogradation, la suspension, le harcèlement ou la discrimination à l’encontre d’une personne qui signale un problème de bonne foi, conformément à la présente politique et à la présente procédure.

  Un plaignant peut rester anonyme. Toutefois, afin d’améliorer l’enquête sur une plainte, le plaignant devrait envisager de s’identifier en donnant son nom, son numéro de téléphone et d’autres informations de contact. Même si ces coordonnées ne sont pas fournies, le contenu de la plainte sera traité avec la plus grande confidentialité et ne sera pas discuté avec d’autres personnes, sauf dans la mesure minimale nécessaire pour mener une enquête complète et équitable. Dans tous les cas, la personne présumée avoir commis l’infraction sera informée de la plainte à un moment approprié de l’enquête.

  Les plaintes qui ne sont pas déposées de bonne foi seront considérées comme une infraction grave et pourront faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la résiliation ou la décharge des services.

  L’Agence traitera tous les rapports faits dans le cadre de cette politique comme confidentiels dans la mesure où cela est compatible avec la conduite d’une enquête complète et équitable. Même si vous déposez une plainte au titre de la présente politique et que vous divulguez votre identité, nous veillerons à préserver la confidentialité de votre identité jusqu’à l’ouverture d’une enquête formelle. À ce moment-là, votre identité ne sera divulguée à d’autres personnes que dans la mesure nécessaire à la conduite d’une enquête complète et équitable.

TÉLÉCHARGEZ LA POLITIQUE ICI

 

La loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (AODA) est une législation provinciale qui vise à rendre l’Ontario totalement accessible.

La loi fait de l’Ontario la première juridiction au Canada à élaborer, mettre en œuvre et appliquer des normes d’accessibilité obligatoires. Elle s’applique aux secteurs privé, public et bénévole.

CFS Counselling + Wellbeing (CFS) apprécie ses clients, ses employés, ses étudiants et ses bénévoles et s’efforce de répondre aux besoins de chacun. Nous nous engageons à fournir des services de qualité accessibles à toutes les personnes que nous servons.

Vos commentaires sont importants pour nous aider à améliorer l’accessibilité des services du CSA. Veuillez prendre un moment pour remplir ce formulaire et nous faire part de vos commentaires.

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Courriel : info@cfssc.ca

Courrier : 20 Anne Street South, Barrie ON L4N 2C6

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Vous trouverez ci-dessous notre Charte des droits du donateur. Les donateurs ont le droit de :

• Informations contenues dans la partie publique de notre dernière déclaration de renseignements sur les organismes de bienfaisance (formulaire T3010), telle que soumise à l’Agence des douanes et du revenu du Canada.
• Accéder à leur dossier de donneur et en contester l’exactitude.
• Être informé de notre mission, de la manière dont l’organisation entend utiliser les ressources données et de sa capacité à utiliser les dons de manière efficace aux fins prévues.
• Soyez informés de l’identité des membres de notre conseil d’administration et attendez de ce dernier qu’il fasse preuve d’un jugement prudent dans l’exercice de ses responsabilités de gestion.
• avoir accès à nos états financiers vérifiés les plus récents.
• Soyez assurés que nous utiliserons leurs dons aux fins pour lesquelles ils ont été donnés.
• Recevoir une reconnaissance appropriée ou choisir de rester anonyme.
• Soyez assurés que les informations relatives à leurs dons seront traitées avec respect et confidentialité.
• Attendez-vous à ce que toutes les relations avec les personnes représentant le CSA soient de nature professionnelle.
• Sachez si les personnes qui sollicitent des dons sont des bénévoles ou des employés de l’agence.
• avoir la possibilité de faire supprimer leur nom des listes de diffusion, de limiter la fréquence des sollicitations et de ne pas être sollicités par téléphone ou par d’autres moyens technologiques.
• N’hésitez pas à poser des questions lorsque vous faites un don et recevez des réponses rapides, complètes et courtoises.
• Une copie du code d’éthique de la collecte de fonds et de la responsabilité financière.
• Le numéro d’enregistrement (NE) du CSA tel qu’attribué par l’Agence des douanes et du revenu du Canada.

CFS Counselling + Wellbeing est un organisme de bienfaisance accrédité et enregistré qui offre des services de conseil professionnel et une formation en matière de bien-être mental. Nos services sont accessibles à toute personne vivant ou travaillant dans la région de Simcoe Muskoka, indépendamment de son âge, de ses capacités, de ses origines culturelles ou religieuses, de sa race, de son orientation sexuelle ou de son identité de genre.

TÉLÉCHARGER LA DÉCLARATION DES DROITS DU DONNEUR